Trong quá trình hoạt động kinh doanh, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một hoạt động không thể tránh khỏi. Vậy, khi nào cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cũng như hướng dẫn cách thức thực hiện xuất đúng quy trình, đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, đồng thời tuân thủ pháp luật về hóa đơn.

Lưu ý khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

Trên thực tế, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm nhằm sửa chữa sai sót cho hóa đơn đã lập có sai sót vì vậy hóa đơn điều chỉnh cần đảm bảo lập đúng quy định, nội dung chính xác.

Dưới đây là một vài lưu ý khi xuất hóa đơn điều chỉnh:

- Thời hạn xuất hóa đơn điều chỉnh: xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ hiện hành, sau khi phát hiện sai sót.

- Xuất hóa đơn điều chỉnh ảnh hưởng đến báo cáo tài chính: khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ làm thay đổi dòng tiền. do đó kế toán cần tiến hành hạch toán kế toán để ghi nhận lại các thay đổi về doanh thu, chi phí và các khoản phải thu, phải trả.

- Bảo quản hóa đơn điều chỉnh: cần lưu trữ hóa đơn điều chỉnh cùng với hóa đơn gốc theo thời gian quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.

- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hạn chế được các sai sót khi lập hóa đơn, đồng thời hỗ trợ việc lập hóa đơn điều chỉnh nhanh chóng, thuận tiện.

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là nghiệp vụ không tránh khỏi trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế toán nắm rõ các quy định và thực hiện đúng các bước sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, đồng thời tuân thủ pháp luật về hóa đơn.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Các tình huống phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm

3.1 Khi phát hiện hóa đơn điều chỉnh giảm viết sai

Trên hóa đơn các mục thường viết sai như: Mã số thuế, ngày tháng thanh toán, đơn giá, tiền thuế,…

Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, thuế GTGT đối với số hóa đơn, điều chỉnh ghi rõ ký hiệu tăng giảm.

Nếu trong trường hợp sai tên doanh nghiệp nhưng mã số thuế vẫn đúng thì kế toán doanh nghiệp chỉ cần ghi biên bản điều chỉnh và không lập hóa đơn điều chỉnh.

Số tiền chiết khấu khi kết thúc kỳ chiết khấu bán hàng, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh, trong đó liệt kê số hóa đơn điều chỉnh, số tiền điều chỉnh và số thuế.

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi nào?

Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập khi có sự thay đổi giảm về số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc các yếu tố khác của hàng hóa, dịch vụ đã ghi trên hóa đơn ban đầu, dẫn đến việc giảm giá trị của hóa đơn.

Mục đích của việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm đó là sửa chữa các sai sót trong quá trình lập hóa đơn, trong quá trình bán hàng nhằm phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh.

Cụ thể, các trường hợp thường gặp phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm:

Theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC khi hóa đơn điện tử có sai sót về số lượng, đơn giá, tên hàng hóa, dịch vụ hoặc các thông tin khác, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để sửa chữa sai sót.

Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập khi cần điều chỉnh các yếu tố về số lượng, đơn giá, thành tiền làm giảm giá trị của hóa đơn.

(2) Khách hàng trả lại, hoàn lại một phần hàng

Khi hàng hóa bị lỗi, kém chất lượng không như đã cam kết, dẫn đến khách hàng muốn trả lại hoặc hoàn lại hàng thì doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm để hoàn trả lại một phần hoặc toàn bộ số tiền cho khách hàng.

Khi doanh nghiệp thực hiện các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho khách hàng, cần lập hóa đơn điều chỉnh để ghi nhận lại số tiền giảm giá.

Trong trường hợp hợp đồng mua bán bị hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để ghi nhận lại số tiền đã thanh toán trước đó của khách hàng, đối tác.

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người mua và người bán đã khai thuế nhưng phát hiện có sai sót thì người mua và người bán phải lập biên lai điều chỉnh giảm hoặc tăng có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ lỗi. Riêng người bán sẽ lập hạch toán hóa đơn điều chỉnh.

Khi nào thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Điều chỉnh được hiểu là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, hợp lí hơn. Tương tự như nghĩa chung đó, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được đặt ra khi có sai sót.

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hình thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót được xử lý theo những cách sau:

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

(2) Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

(3) Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Tóm lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.